System Elektronicznego Obiegu Dokumentów

System obiegu dokumentów jest narzędziem służącym do centralnego gromadzenia informacji o klientach i kontaktach z możliwością określenia praw dostępu do danych dla poszczególnych pracowników firmy. Zadaniem tej platformy jest digitalizacja, elektroniczna archiwizacja, klasyfikacja dokumentów, a także efektywne nimi zarządzanie. Dzięki systemowi, sprawniej można planować wydatki i koszty oraz lepiej kontrolować przebieg informacji wewnątrz firmy.

System obiegu dokumentów zwykle składa się z kilku różnych elementów, dzięki czemu całość może być lepiej dostosowana do potrzeb i charakteru przedsiębiorstwa. Wszystkie te podsystemy wymieniają między sobą dane w oparciu o wspólny moduł CRM oraz moduł zarządzania strukturą organizacyjną firmy.

Dzięki zapisywanej historii zmian możliwe jest śledzenie każdego dokumentu oraz operacji z nim związanych. Umożliwia to monitorowanie postępu prowadzonych na nim prac, np. dotyczącymi zakupu konkretnych towarów lub usług. Osoby odpowiedzialne za transakcję mogą w każdej chwili zweryfikować stan umowy, sprawdzić czy została już zaksięgowana, a nawet ustalić w którym miejscu biura aktualnie się znajduje.

Ze względu na konieczność dostosowania systemu obiegu dokumentów do potrzeb konkretnej organizacji jego realizacja i wdrożenie odbywa się etapowo. Do wykonania projektu konieczne jest wykonanie następujących działań:

• analiza potrzeb biznesowych związanych z funkcjonalnością udostępniana przez poszczególne systemy
• zaprojektowanie zintegrowanego systemu
• realizacja i pilotowe wdrożenie wybranego, jednego z elementów systemu
• wdrażanie kolejnych elementów docelowego systemu z jednoczesnym integrowaniem z już działającymi strukturami oraz innymi systemami informatycznymi wykorzystywanymi w przedsiębiorstwie (np. CRM)